POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE / NOTĂ DE INFORMARE PRIVIND CONFIDENȚIALITATEA (art. 13–14 GDPR) – AI4Dealers SRL

Ultima actualizare: 30/12/2025

Prezenta Notă de informare descrie modul în care AI4Dealers SRL („AI4Dealers”, „noi”) prelucrează datele cu caracter personal ale vizitatorilor site-ului, utilizatorilor platformei, contactelor de afaceri, clienților, furnizorilor și, în anumite cazuri, ale utilizatorilor finali care interacționează cu comunicări facilitate prin serviciile noastre (de ex. WhatsApp/SMS/voce/e-mail), atunci când aceste comunicări sunt gestionate de Clienții noștri prin platformă.

AI4Dealers își desfășoară activitatea cu respectarea Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) și a legislației aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal și comunicațiile electronice.

1) Operatorul de date și datele de contact

Operator de date: AI4Dealers SRL
Sediu: STR. BRADUL, NR. 18, Sca. B, Ap. 12, Timișoara, jud. Timiș, Romania
Cod TVA (VAT): RO50713612
EUID: ROONRC.J2024031996000
E-mail: info@ai4dealers.com
Telefon: +40 0758519816

Contact pentru confidențialitate (canal unic): info@ai4dealers.com

2) Cui i se aplică această Notă de informare

Această Notă de informare se aplică prelucrărilor efectuate de AI4Dealers în legătură cu:

  • Site-ul AI4Dealers și canalele de contact (formulare, e-mail, telefon).

  • Platforma SaaS AI4Dealers (conturi, accesări, securitate, jurnale, asistență).

  • Relațiile contractuale cu Clienții, furnizorii și partenerii.

  • Asistența tehnică și comunicările de serviciu.

  • Prelucrările efectuate în numele Clienților, atunci când Clienții utilizează platforma pentru a comunica cu propriile contacte/propriii clienți (de ex. WhatsApp/SMS/voce/e-mail), cu integrări ale unor terți (de ex. Meta, Twilio).

3) Roluri GDPR: când suntem Operator și când suntem Persoană împuternicită

3.1 AI4Dealers în calitate de Operator

AI4Dealers este Operator atunci când prelucrează date în scopuri proprii, de exemplu:

  • gestionarea site-ului și a contactelor primite;

  • gestionarea conturilor și a accesului la platformă;

  • administrarea contabilă și contractuală;

  • securitatea, prevenirea abuzurilor/fraudelor, auditurile interne;

  • îndeplinirea obligațiilor legale și apărarea drepturilor în instanță.

3.2 AI4Dealers în calitate de Persoană împuternicită de operator (art. 28 GDPR)

Atunci când un Client folosește AI4Dealers pentru a gestiona comunicări și procese (de ex. trimiteri WhatsApp/SMS/voce, automatizări, agende/contacte, jurnale de conversații, integrări), de regulă:

  • Clientul este Operatorul datelor utilizatorilor finali (de ex. leadurile/clienții săi);

  • AI4Dealers este Persoană împuternicită și prelucrează datele doar pentru furnizarea serviciului și conform instrucțiunilor Clientului, în baza unui acord de împuternicire (DPA).

Important (model operațional): AI4Dealers este un serviciu self-service: Clientul decide dacă, cum și când folosește funcționalitățile. AI4Dealers nu desfășoară activități operaționale sau de „marketing” în numele Clientului, cu excepția asistenței tehnice, mentenanței, securității și îndeplinirii obligațiilor contractuale/legale.

4) Ce date prelucrăm (categorii)

În funcție de interacțiune și de serviciile activate, putem prelucra:

4.1 Date de contact și de afaceri

Prenume, nume, e-mail, număr de telefon, companie, rol/funcție, conținutul solicitărilor trimise prin formular/e-mail/tichet.

4.2 Date despre cont și platformă

Date de autentificare (în formă protejată/hash), roluri/permisiuni, preferințe, evenimente de acces, activități de utilizare.

4.3 Date tehnice și de securitate

Adresă IP, jurnale de sistem și aplicație, user agent, marcaje temporale, identificatori tehnici, evenimente de securitate, jurnale de audit.

4.4 Date administrative/contractuale

Date necesare pentru oferte, contracte, facturare și îndeplinirea obligațiilor contabile/fiscale.

4.5 Date prelucrate în numele Clientului (utilizatori finali)

Dacă Clientul folosește AI4Dealers pentru a comunica cu propriile contacte/propriii clienți:

  • numere de telefon/ID-uri de canal, e-mailuri, identificatori de mesagerie;

  • conținutul mesajelor (dacă și în măsura în care Clientul le gestionează pe platformă) și metadatele aferente (starea livrării, marcaje temporale, erori);

  • etichete, note, rezultate, programări/acțiuni configurate de Client.

4.6 Categorii „speciale” de date (art. 9 GDPR) și minori

AI4Dealers nu solicită categorii speciale de date. Dacă astfel de date sunt introduse de Client sau comunicate spontan de o persoană vizată, acestea vor fi prelucrate doar dacă sunt necesare și cu măsuri adecvate, Clientul rămânând responsabil pentru temeiul juridic atunci când acționează ca Operator.
Serviciile sunt destinate contextelor profesionale/B2B.

5) Scopurile prelucrării și temeiurile juridice (art. 6 GDPR)

A) Gestionarea contactelor primite, demonstrațiilor și solicitărilor comerciale

Scop: răspunsul la solicitări, organizarea apelurilor/demonstrațiilor, trimiterea informațiilor solicitate.
Temei juridic: măsuri precontractuale/contract (art. 6(1)(b)) și/sau interes legitim (art. 6(1)(f)).

B) Furnizarea serviciului SaaS și gestionarea contului

Scop: crearea/gestionarea conturilor, autentificarea, funcționarea platformei, asistența tehnică, comunicările de serviciu.
Temei juridic: contractul (art. 6(1)(b)).

C) Securitate, prevenirea abuzurilor/fraudelor, continuitate operațională

Scop: monitorizarea jurnalelor, controale de acces, gestionarea incidentelor, copii de siguranță, continuitate operațională, apărare împotriva atacurilor.
Temei juridic: interes legitim (art. 6(1)(f)) și/sau obligație legală (art. 6(1)(c)).

D) Obligații legale și fiscale

Scop: contabilitate, facturare, îndeplinirea obligațiilor civile/fiscale, solicitări legitime ale autorităților.
Temei juridic: obligația legală (art. 6(1)(c)).

E) Îmbunătățirea serviciului (analize tehnice fără scop de marketing)

Scop: mentenanță, diagnosticare, performanță, stabilitate, remedierea erorilor, statistici tehnice fără orientare spre marketing.
Temei juridic: interes legitim (art. 6(1)(f)), cu preferință pentru date agregate/pseudonimizate.

F) Prelucrări efectuate în numele Clientului (art. 28 GDPR)

Scop: furnizarea către Client a instrumentelor pentru comunicările/procesele sale (de ex. WhatsApp/SMS/voce/e-mail), conform configurărilor Clientului.
Temei juridic: pentru AI4Dealers: contractul/DPA cu Clientul (art. 28).
Notă: temeiul juridic în raport cu utilizatorii finali revine Clientului (Operator).

6) Nicio utilizare în scopuri de marketing

AI4Dealers nu desfășoară activități de marketing folosind datele cu caracter personal ale Clienților sau utilizatorilor finali și nu folosește datele Clienților (nici datele utilizatorilor finali gestionate de Clienți prin platformă) pentru:

  • crearea de profiluri comerciale,

  • campanii promoționale proprii,

  • transmiterea către terți în scop de marketing.

Eventualele comunicări trimise de AI4Dealers sunt doar:

  • răspunsuri la solicitări,

  • comunicări de serviciu/tehnice,

  • gestionare contractuală/administrativă.

7) Unde sunt prelucrate/găzduite datele

Datele platformei și ale serviciilor AI4Dealers sunt găzduite în Italia pe un server dedicat Aruba Business.

Rămân posibile prelucrări/tranzitări prin furnizori terți necesari serviciului (de ex. comunicări prin Meta/Twilio), inclusiv cu infrastructuri în afara SEE (vezi secțiunile 9–10).

8) Destinatari, persoane autorizate și comunicarea datelor

Datele pot fi accesibile/comunicate către:

  1. Personalul autorizat AI4Dealers (angajați/colaboratori), supus obligațiilor de confidențialitate și instruit în privința prelucrărilor.

  2. Furnizori/Persoane împuternicite (art. 28) necesare pentru furnizarea serviciului (de ex. găzduire, mentenanță, securitate, gestionarea tichetelor, furnizori de e-mail, instrumente tehnice), în limitele necesare.

  3. Parteneri tehnologici și canale de comunicare activate de Client (în special Meta și Twilio sau echivalente), conform configurărilor serviciului.

  4. Consultanți (juridici, fiscali, auditori) și instituții bancare, dacă este necesar pentru îndeplinirea obligațiilor sau apărarea drepturilor.

  5. Autorități publice sau persoane îndreptățite, atunci când legea impune sau în baza unor acte valabile.

Comunicări „la solicitare” + notificare/opoziție (abordare protectivă)

  • În cazul unor solicitări obligatorii din partea Autorităților (ordin/act), AI4Dealers poate fi obligată să comunice date fără posibilitatea de opoziție a persoanei vizate, în limitele prevăzute de lege.

  • Atunci când legea permite și fără a compromite investigațiile/securitatea, AI4Dealers va notifica persoana vizată (sau Clientul, dacă datele privesc utilizatori finali și sunt prelucrate în numele său).

  • În cazul solicitărilor venite de la entități private sau care nu sunt imediat obligatorii, AI4Dealers, dacă este cazul, notifică și permite persoanelor vizate să se opună sau să își exercite drepturile de protecție, cu excepția situației în care AI4Dealers are o obligație legală, un ordin al Autorității sau un interes legitim prevalent de protejat.

La cerere, AI4Dealers poate furniza lista actualizată a categoriilor de furnizori (și, atunci când este oportun, a principalelor persoane subîmputernicite).

9) Transferuri în afara SEE (Spațiul Economic European)

Deși datele sunt găzduite pe servere din Italia, unele servicii integrate (de ex. canale de comunicare/furnizori globali) pot implica transferuri către țări din afara SEE (de ex. Statele Unite).

În aceste cazuri, AI4Dealers adoptă garanții adecvate, precum:

  • decizii privind caracterul adecvat al nivelului de protecție ale Comisiei Europene, atunci când sunt aplicabile;

  • Clauze Contractuale Standard (SCC) și măsuri suplimentare (reducerea la minimum a datelor, controale de acces, criptare în tranzit etc.), atunci când este necesar.

10) Meta și Twilio (roluri și note operaționale)

10.1 Meta (de ex. WhatsApp/resurse business/API)

Platforma se poate integra cu produse și API-uri Meta în funcție de activările Clientului. Meta poate prelucra date și în calitate de operator independent, în scopuri proprii (de ex. securitate, integritate, gestionarea platformei Meta). Utilizatorul este invitat să consulte și notele de informare relevante ale Meta.

10.2 Twilio (mesagerie/voce și servicii de comunicare)

AI4Dealers poate integra servicii Twilio pentru a permite comunicări și notificări (în funcție de modulele activate). Datele prelucrate pot include numere, conținut și metadate tehnice necesare livrării și raportării.

Notă importantă: utilizarea canalelor de comunicare către utilizatorii finali (WhatsApp/SMS/voce/e-mail) este configurată de Client, care rămâne responsabil pentru informări, temeiuri juridice, consimțăminte și gestionarea dezabonării, atunci când acestea sunt necesare.

11) Perioade de păstrare

Păstrăm datele pe durata strict necesară scopurilor indicate și conform obligațiilor legale:

  • Date contractuale/administrative și fiscale: pe durata relației și pentru termenele prevăzute de legislația aplicabilă (în mod obișnuit, până la 10 ani pentru documentele contabile/fiscale).

  • Date despre cont și platformă: pe durata existenței contului; după închidere, păstrare limitată pentru necesități tehnice, securitate și obligații legale.

  • Jurnale de securitate și audit: pentru o perioadă proporțională cu scopurile de securitate (în general, de la câteva săptămâni până la 6/12 luni, cu excepția necesităților de verificare).

  • Tichete/asistență: pentru timpul necesar gestionării solicitării și pentru o perioadă ulterioară rezonabilă pentru continuitate și protecție (de ex. 12/24 luni), cu excepția litigiilor.

Pentru datele prelucrate în numele Clientului, perioadele de păstrare sunt stabilite de Client/Operator; AI4Dealers le păstrează conform contractului, instrucțiunilor și necesităților tehnice.

12) Măsuri de securitate (TOMs)

AI4Dealers adoptă măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, printre care, cu titlu de exemplu:

  • controlul accesului și gestionarea privilegiilor (principiul „least privilege”);

  • autentificarea și protecția datelor de autentificare;

  • criptarea în tranzit (TLS) și măsuri de consolidare a securității;

  • înregistrarea în jurnale și monitorizarea, copiile de siguranță și procedurile de restaurare;

  • separarea logică a mediilor și gestionarea patch-urilor/actualizărilor;

  • proceduri de gestionare a incidentelor și a încălcărilor securității datelor (notificare atunci când este obligatorie).

13) Drepturile persoanelor vizate (art. 15–22 GDPR)

Ai dreptul să obții:

  • acces, rectificare, ștergere (atunci când este aplicabilă),

  • restricționare,

  • portabilitate (dacă este aplicabilă),

  • opoziție (în special față de prelucrările bazate pe interes legitim),

  • retragerea consimțământului (dacă și atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ),

  • informații despre eventuale procese automatizate cu efecte semnificative (dacă sunt aplicabile).

Cum îți exerciți drepturile: scrie la info@ai4dealers.com, indicând subiectul și solicitarea. Răspundem în termenele legale.

Plângere

Poți depune o plângere la o Autoritate de supraveghere competentă (de regulă, cea din locul reședinței tale obișnuite sau din locul presupusei încălcări). Pentru AI4Dealers (stabilită în România), Autoritatea națională este ANSPDCP.

14) Utilizatori finali contactați printr-un Client AI4Dealers

Dacă primești comunicări (de ex. WhatsApp/SMS/voce/e-mail) gestionate prin tehnologia AI4Dealers în numele unui Client al nostru, de regulă:

  • Clientul care te contactează este Operatorul datelor tale;

  • AI4Dealers acționează ca Persoană împuternicită și prelucrează datele doar pentru furnizarea serviciului.

Pentru a-ți exercita drepturile privind acea prelucrare, contactează Clientul care te-a contactat. AI4Dealers poate, dacă este posibil, să transmită solicitarea Clientului sau să sprijine tehnic gestionarea acesteia.

15) Cookie-uri și tehnologii de urmărire (doar tehnice)

Site-ul și/sau platforma AI4Dealers utilizează doar cookie-uri tehnice și tehnologii strict necesare funcționării și securității (de ex. gestionarea sesiunii, autentificare, echilibrarea sarcinii, prevenirea abuzurilor, setări esențiale).

  • Nu utilizăm cookie-uri de profilare/marketing.

  • Nu utilizăm cookie-uri de analiză care nu sunt tehnice, cu excepția eventualelor instrumente configurate într-un mod strict tehnic/anonimizat și, în orice caz, fără scopuri de marketing (dacă există, acestea vor fi explicate într-o Politică privind cookie-urile dedicată).

Poți gestiona sau dezactiva cookie-urile tehnice din setările browserului; totuși, unele funcții ale site-ului/platformei ar putea să nu funcționeze corect.

16) Modificări ale acestei Note de informare

Putem actualiza prezenta Notă de informare pentru a o adapta evoluțiilor legislative, tehnice sau organizatorice. Versiunea actualizată va fi publicată cu indicarea datei ultimei actualizări.