DATENSCHUTZERKLÄRUNG / DATENSCHUTZHINWEISE (Art. 13–14 DSGVO) – AI4Dealers SRL

Zuletzt aktualisiert: 30/12/2025

Diese Datenschutzhinweise beschreiben, wie AI4Dealers SRL („AI4Dealers“, „wir“) personenbezogene Daten von Websitebesuchern, Plattformnutzern, Geschäftskontakten, Kunden, Lieferanten und in bestimmten Fällen Endnutzern verarbeitet, die mit über unsere Dienste ermöglichten Mitteilungen interagieren (z. B. WhatsApp/SMS/Telefon/E-Mail), wenn unsere Kunden diese Kommunikation über die Plattform verwalten.

AI4Dealers handelt im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO) und den anwendbaren Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur elektronischen Kommunikation.

1) Verantwortlicher und Kontaktdaten

Verantwortlicher: AI4Dealers SRL
Sitz: STR. BRADUL, NR. 18, Sca. B, Ap. 12, Timișoara, jud. Timiș, Romania
USt-IdNr. (VAT): RO50713612
EUID: ROONRC.J2024031996000
E-Mail: info@ai4dealers.com
Telefon: +40 0758519816

Datenschutzkontakt (einheitlicher Kanal): info@ai4dealers.com

2) Für wen diese Datenschutzhinweise gelten

Diese Hinweise gelten für die Datenverarbeitung durch AI4Dealers im Zusammenhang mit:

  • der Website von AI4Dealers und den Kontaktkanälen (Formulare, E-Mail, Telefon).

  • der SaaS-Plattform von AI4Dealers (Konten, Zugriffe, Sicherheit, Protokolle, Support).

  • den Vertragsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten und Partnern.

  • dem technischen Support und Servicemitteilungen.

  • der Verarbeitung im Auftrag von Kunden, wenn diese die Plattform zur Kommunikation mit ihren Kontakten/Kunden nutzen (z. B. WhatsApp/SMS/Telefon/E-Mail), einschließlich Integrationen von Drittanbietern (z. B. Meta, Twilio).

3) DSGVO-Rollen: Wann wir Verantwortlicher und wann Auftragsverarbeiter sind

3.1 AI4Dealers als Verantwortlicher

AI4Dealers ist Verantwortlicher, wenn Daten für eigene Zwecke verarbeitet werden, beispielsweise:

  • Verwaltung der Website und eingehender Kontakte;

  • Verwaltung von Konten und Plattformzugriffen;

  • Verwaltungs-, Buchhaltungs- und Vertragsabwicklung;

  • Sicherheit, Missbrauchs- und Betrugsprävention, interne Audits;

  • Erfüllung gesetzlicher Pflichten und gerichtliche Rechtsverteidigung.

3.2 AI4Dealers als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO)

Wenn ein Kunde AI4Dealers zur Verwaltung von Kommunikation und Prozessen nutzt (z. B. WhatsApp-/SMS-/Sprachversand, Automatisierungen, Adressbücher/Kontakte, Gesprächsprotokolle, Integrationen), gilt in der Regel:

  • Der Kunde ist Verantwortlicher für die Daten der Endnutzer (z. B. seiner Leads/Kunden);

  • AI4Dealers ist Auftragsverarbeiter und verarbeitet Daten ausschließlich zur Erbringung des Dienstes und nach den Weisungen des Kunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (DPA).

Wichtig (Betriebsmodell): AI4Dealers ist ein Self-Service-Dienst: Der Kunde entscheidet, ob, wie und wann er die Funktionen nutzt. AI4Dealers führt keine operativen Tätigkeiten oder „Marketing“ im Auftrag des Kunden durch, mit Ausnahme von technischem Support, Wartung, Sicherheit und vertraglichen/gesetzlichen Pflichten.

4) Welche Daten wir verarbeiten (Kategorien)

Je nach Interaktion und aktivierten Diensten können wir folgende Daten verarbeiten:

4.1 Kontakt- und Geschäftsdaten

Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Funktion/Position sowie Inhalte von Anfragen per Formular, E-Mail oder Ticket.

4.2 Konto- und Plattformdaten

Zugangsdaten (geschützt/gehasht), Rollen/Berechtigungen, Präferenzen, Zugriffsereignisse, Nutzungsaktivitäten.

4.3 Technische und sicherheitsbezogene Daten

IP-Adresse, System- und Anwendungsprotokolle, User-Agent, Zeitstempel, technische Kennungen, Sicherheitsereignisse, Audit-Protokolle.

4.4 Verwaltungs- und Vertragsdaten

Daten, die für Angebote, Verträge, Rechnungsstellung sowie buchhalterische und steuerliche Pflichten erforderlich sind.

4.5 Daten, die im Auftrag des Kunden verarbeitet werden (Endnutzer)

Wenn der Kunde AI4Dealers zur Kommunikation mit seinen Kontakten/Kunden nutzt:

  • Telefonnummern/Kanal-IDs, E-Mail-Adressen, Messaging-Kennungen;

  • Nachrichteninhalte (sofern und soweit der Kunde sie auf der Plattform verwaltet) und zugehörige Metadaten (Zustellstatus, Zeitstempel, Fehler);

  • Tags, Notizen, Ergebnisse sowie vom Kunden eingerichtete Termine/Aktionen.

4.6 Besondere Datenkategorien (Art. 9 DSGVO) und Minderjährige

AI4Dealers verlangt keine besonderen Datenkategorien. Werden solche Daten vom Kunden eingegeben oder von einer betroffenen Person freiwillig mitgeteilt, werden sie nur soweit erforderlich und mit angemessenen Maßnahmen verarbeitet. Handelt der Kunde als Verantwortlicher, bleibt er für die Rechtsgrundlage verantwortlich.
Die Dienste richten sich an berufliche/B2B-Kontexte.

5) Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO)

A) Bearbeitung eingehender Kontakte, Demos und geschäftlicher Anfragen

Zweck: Anfragen beantworten, Gespräche/Vorführungen organisieren, angeforderte Informationen versenden.
Rechtsgrundlage: vorvertragliche Maßnahmen/Vertrag (Art. 6(1)(b)) und/oder berechtigtes Interesse (Art. 6(1)(f)).

B) Erbringung des SaaS-Dienstes und Kontoverwaltung

Zweck: Konten erstellen/verwalten, Authentifizierung, Plattformbetrieb, technischer Support, Servicemitteilungen.
Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6(1)(b)).

C) Sicherheit, Missbrauchs-/Betrugsprävention, Betriebskontinuität

Zweck: Protokollüberwachung, Zugriffskontrollen, Vorfallmanagement, Backups, Betriebskontinuität, Abwehr von Angriffen.
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6(1)(f)) und/oder gesetzliche Pflicht (Art. 6(1)(c)).

D) Gesetzliche und steuerliche Pflichten

Zweck: Buchhaltung, Rechnungsstellung, zivil- und steuerrechtliche Pflichten, rechtmäßige Behördenanfragen.
Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflicht (Art. 6(1)(c)).

E) Verbesserung des Dienstes (technische Analysen ohne Marketingzweck)

Zweck: Wartung, Diagnose, Leistung, Stabilität, Fehlerbehebung und technische Statistiken ohne Marketingausrichtung.
Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse (Art. 6(1)(f)), vorzugsweise unter Verwendung aggregierter/pseudonymisierter Daten.

F) Verarbeitung im Auftrag des Kunden (Art. 28 DSGVO)

Zweck: Bereitstellung von Werkzeugen für die Kommunikation/Prozesse des Kunden (z. B. WhatsApp/SMS/Telefon/E-Mail) entsprechend seinen Einstellungen.
Rechtsgrundlage: für AI4Dealers: Vertrag/DPA mit dem Kunden (Art. 28).
Hinweis: Die Rechtsgrundlage gegenüber den Endnutzern liegt in der Verantwortung des Kunden (Verantwortlichen).

6) Keine Nutzung zu Marketingzwecken

AI4Dealers betreibt kein Marketing unter Verwendung personenbezogener Daten von Kunden oder Endnutzern und nutzt Kundendaten nicht (ebenso wenig die über die Plattform vom Kunden verwalteten Endnutzerdaten) für:

  • kommerzielle Profilerstellung,

  • eigene Werbekampagnen,

  • Weitergabe an Dritte für Marketingzwecke.

Von AI4Dealers versendete Mitteilungen dienen ausschließlich:

  • der Beantwortung von Anfragen,

  • Service- und technischen Mitteilungen,

  • der Vertrags- und Verwaltungsabwicklung.

7) Wo Daten verarbeitet/gehostet werden

Die Daten der Plattform und der Dienste von AI4Dealers werden in Italien auf einem dedizierten Server von Aruba Business gehostet.

Verarbeitung oder Übertragung über für den Dienst erforderliche Drittanbieter (z. B. Kommunikation über Meta/Twilio) bleibt möglich, auch über Infrastruktur außerhalb des EWR (siehe Abschnitte 9–10).

8) Empfänger, befugte Personen und Datenweitergabe

Daten können folgenden Empfängern zugänglich gemacht oder übermittelt werden:

  1. Befugtem Personal von AI4Dealers (Mitarbeiter/Beauftragte), das zur Vertraulichkeit verpflichtet und in die Verarbeitung eingewiesen ist.

  2. Dienstleistern/Auftragsverarbeitern (Art. 28), die für die Diensterbringung erforderlich sind (z. B. Hosting, Wartung, Sicherheit, Ticketsysteme, E-Mail-Anbieter, technische Werkzeuge), im erforderlichen Umfang.

  3. Technologiepartnern und Kommunikationskanälen, die der Kunde aktiviert hat (insbesondere Meta und Twilio oder vergleichbare Anbieter), entsprechend der Dienstkonfiguration.

  4. Beratern (Rechts-, Steuerberater, Prüfer) und Banken, soweit zur Erfüllung von Pflichten oder zum Rechtsschutz erforderlich.

  5. Behörden oder berechtigten Stellen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben oder durch gültige Anordnungen verlangt wird.

Weitergabe „auf Anforderung“ sowie Benachrichtigung/Widerspruch (Schutzansatz)

  • Bei verbindlichen behördlichen Anforderungen (Anordnung/Beschluss) kann AI4Dealers gesetzlich verpflichtet sein, Daten ohne Widerspruchsmöglichkeit der betroffenen Person im gesetzlich vorgesehenen Umfang weiterzugeben.

  • Soweit rechtlich zulässig und ohne Ermittlungen oder Sicherheit zu beeinträchtigen, benachrichtigt AI4Dealers die betroffene Person (oder den Kunden, wenn im Kundenauftrag verarbeitete Endnutzerdaten betroffen sind).

  • Bei Anfragen von Privatpersonen oder privaten Stellen oder nicht unmittelbar verbindlichen Anfragen benachrichtigt AI4Dealers gegebenenfalls die Betroffenen und ermöglicht ihnen, Widerspruch einzulegen oder ihre Schutzrechte geltend zu machen, sofern keine gesetzliche Verpflichtung, behördliche Anordnung oder ein überwiegendes berechtigtes Interesse von AI4Dealers entgegensteht.

Auf Anfrage kann AI4Dealers eine aktuelle Liste der Kategorien von Dienstleistern und gegebenenfalls der wichtigsten Unterauftragsverarbeiter bereitstellen.

9) Übermittlungen außerhalb des EWR (Europäischer Wirtschaftsraum)

Obwohl die Daten auf Servern in Italien gehostet werden, können einige integrierte Dienste (z. B. Kommunikationskanäle/globale Anbieter) Übermittlungen in Länder außerhalb des EWR (z. B. USA) mit sich bringen.

In solchen Fällen setzt AI4Dealers angemessene Garantien ein, etwa:

  • Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission, soweit anwendbar;

  • Standardvertragsklauseln (SCC) und zusätzliche Maßnahmen (Datenminimierung, Zugriffskontrollen, Transportverschlüsselung usw.), soweit erforderlich.

10) Meta und Twilio (Rollen und betriebliche Hinweise)

10.1 Meta (z. B. WhatsApp/Business-Assets/APIs)

Die Plattform kann je nach Freigaben des Kunden Produkte und APIs von Meta integrieren. Meta kann Daten auch als eigenständiger Verantwortlicher für eigene Zwecke verarbeiten (z. B. Sicherheit, Integrität, Verwaltung der Meta-Plattform). Nutzer werden gebeten, auch die einschlägigen Datenschutzhinweise von Meta zu lesen.

10.2 Twilio (Messaging/Telefonie und Kommunikationsdienste)

AI4Dealers kann Twilio-Dienste integrieren, um Kommunikation und Benachrichtigungen zu ermöglichen (abhängig von den aktivierten Modulen). Verarbeitete Daten können Rufnummern, Inhalte und technische Metadaten umfassen, die für Zustellung und Berichterstattung erforderlich sind.

Wichtiger Hinweis: Die Nutzung von Kommunikationskanälen zu Endnutzern (WhatsApp/SMS/Telefon/E-Mail) wird vom Kunden konfiguriert. Dieser bleibt für Datenschutzhinweise, Rechtsgrundlagen, Einwilligungen und gegebenenfalls erforderliche Abmeldemöglichkeiten verantwortlich.

11) Aufbewahrungsfristen

Wir speichern Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, und entsprechend gesetzlichen Pflichten:

  • Vertrags-, Verwaltungs- und Steuerdaten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung und die nach geltendem Recht vorgesehenen Fristen (bei Buchhaltungs- und Steuerunterlagen üblicherweise bis zu 10 Jahre).

  • Konto- und Plattformdaten: für die Dauer des Kontos; nach Schließung begrenzte Speicherung für technische Zwecke, Sicherheit und gesetzliche Pflichten.

  • Sicherheits- und Audit-Protokolle: für einen den Sicherheitszwecken angemessenen Zeitraum (in der Regel einige Wochen bis zu 6/12 Monate, sofern keine weitere Aufklärung erforderlich ist).

  • Tickets/Support: für die zur Bearbeitung erforderliche Zeit und einen angemessenen Folgezeitraum für Kontinuität und Rechtsschutz (z. B. 12/24 Monate), vorbehaltlich eines Rechtsstreits.

Bei Daten, die im Auftrag des Kunden verarbeitet werden, bestimmt der Kunde/Verantwortliche die Aufbewahrungsfristen. AI4Dealers speichert entsprechend Vertrag, Weisungen und technischen Erfordernissen.

12) Sicherheitsmaßnahmen (TOMs)

AI4Dealers setzt risikogerechte technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter beispielsweise:

  • Zugriffskontrolle und Berechtigungsverwaltung (Least-Privilege-Prinzip);

  • Authentifizierung und Schutz von Zugangsdaten;

  • Transportverschlüsselung (TLS) und Systemhärtung;

  • Protokollierung und Überwachung, Backups und Wiederherstellungsverfahren;

  • logische Trennung von Umgebungen sowie Patch- und Updateverwaltung;

  • Verfahren zur Bearbeitung von Vorfällen und Datenschutzverletzungen (Benachrichtigung, soweit vorgeschrieben).

13) Rechte betroffener Personen (Art. 15–22 DSGVO)

Du hast folgende Rechte:

  • Auskunft, Berichtigung, Löschung (soweit anwendbar),

  • Einschränkung der Verarbeitung,

  • Datenübertragbarkeit (soweit anwendbar),

  • Widerspruch (insbesondere bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen),

  • Widerruf der Einwilligung (sofern und wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht),

  • Informationen über etwaige automatisierte Verfahren mit erheblichen Auswirkungen (soweit anwendbar).

So übst du deine Rechte aus: Schreibe an info@ai4dealers.com mit Betreff und Anliegen. Wir antworten innerhalb der gesetzlichen Fristen.

Beschwerde

Du kannst dich bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren (in der Regel am Ort deines gewöhnlichen Aufenthalts oder des mutmaßlichen Verstoßes). Für AI4Dealers mit Sitz in Rumänien ist die nationale Behörde ANSPDCP zuständig.

14) Endnutzer, die über einen AI4Dealers-Kunden kontaktiert werden

Wenn du Mitteilungen (z. B. WhatsApp/SMS/Telefon/E-Mail) erhältst, die mit AI4Dealers-Technologie im Auftrag eines unserer Kunden verwaltet werden, gilt in der Regel:

  • Der Kunde, der dich kontaktiert, ist Verantwortlicher für die Verarbeitung deiner Daten;

  • AI4Dealers handelt als Auftragsverarbeiter und verarbeitet Daten nur zur Erbringung des Dienstes.

Um deine Rechte hinsichtlich dieser Verarbeitung auszuüben, wende dich an den Kunden, der dich kontaktiert hat. AI4Dealers kann die Anfrage soweit möglich weiterleiten oder die Bearbeitung technisch unterstützen.

15) Cookies und Tracking-Technologien (ausschließlich technisch)

Die Website und/oder Plattform von AI4Dealers verwenden ausschließlich technische Cookies und für Betrieb und Sicherheit unbedingt erforderliche Technologien (z. B. Sitzungsverwaltung, Authentifizierung, Lastverteilung, Missbrauchsschutz, wesentliche Einstellungen).

  • Wir verwenden keine Profiling-/Marketing-Cookies.

  • Wir verwenden keine nichttechnischen Analyse-Cookies, mit Ausnahme gegebenenfalls rein technisch/anonymisiert konfigurierter Werkzeuge, stets ohne Marketingzwecke (falls vorhanden, werden diese in einer gesonderten Cookie-Richtlinie aufgeführt).

Du kannst technische Cookies in den Browsereinstellungen verwalten oder deaktivieren. Einige Funktionen der Website/Plattform funktionieren dann möglicherweise nicht korrekt.

16) Änderungen dieser Datenschutzhinweise

Wir können diese Hinweise aktualisieren, um sie an rechtliche, technische oder organisatorische Entwicklungen anzupassen. Die aktualisierte Fassung wird mit dem Datum der letzten Aktualisierung veröffentlicht.